Mit der europäischen Entwaldungsverordnung EUDR weitet sich der Geltungsbereich auf viele Branchen wie Maschinenbau, Baugewerbe, Caravan- und Automobilindustrie, Sanitär, Möbel sowie Verpackungs- und Verlagsbranche aus, da deren Produkte in den Anwendungsbereich fallen. Die zu erfüllenden Sorgfaltspflichten stellen Unternehmen vor große Herausforderungen, da die dazu neuerdings notwendigen Daten oftmals nicht vorhanden sind. Viele relevante Bereiche, wie z. B. das Möbelgeschäft (Holz), die Kautschukindustrie (Reifen, Schläuche, Dichtungen etc.) oder die Lebensmittelbranche (Kakao, Kaffee, Ölpalme) zeichnen sich durch eine hohe Komplexität innerhalb der Lieferkette aus. Die Produzenten der Rohstoffe stammen oftmals aus Afrika und Südamerika bzw. aus Gebieten, in denen sehr viel Entwaldung zur Schaffung neuer landwirtschaftlicher Flächen betrieben wird. Hinzu kommt, dass diese Produzenten oftmals keine Möglichkeit besitzen, die notwendigen Daten und Nachweise an die Endkunden zu liefern oder dass die Endkunden, welche die EUDR erfüllen müssen, kein Wissen darüber haben, von wo genau ihre Ware ursprünglich stammt. Die großen Endkunden kaufen meistens große Mengen ein, welche aus hunderten oder tausenden Teilmengen bestehen, die alle von unterschiedlichen Grundstücken stammen.
1. EUDR-Software zum Sammeln der relevanten Daten wird essenziell
Die EUDR verpflichtet die Unternehmen jetzt dazu, alle notwendigen Sorgfaltsdaten für sämtliche Herkunftsorte zu sammeln. Genau hier fehlt es den Unternehmen meistens an internen Prozessen und am notwendigen Knowhow, um diese Daten zu beschaffen. Hinzu kommt, dass die EUDR mit all ihren verschiedenen Pflichten ein sehr umfangreiches und komplexes Dokument ist. Ohne zeitintensive Einarbeitung, zahlreiches Hintergrundwissen und Unterstützung durch Software ist es schwierig, eine fehlerlose Erfüllung zu gewährleisten. Zusätzlich ist die Beschaffung der Daten durch Software deshalb essentiell, da die Sorgfaltserklärung im digitalen EU-Informationssystem Traces NT eingereicht werden muss. Mit steigender Lieferantenanzahl und Anzahl der EUDR-relevanten Artikeln wird die Beschaffung, Dokumentation und Weitergabe der Daten immer umfangreicher und ohne EUDR-Software nahezu unmöglich.
2. EUDR-Software braucht Integration der Anforderungen in die Prozesse
Mit den neuen Herausforderungen der EUDR sind folgerichtig viele neue Systemlösungen im Markt erschienen, die suggerieren, dass die Fragestellung der EUDR alleine durch den Einsatz eine Software bewältigbar ist. Veranschaulicht man sich jedoch die skizzierten Aufgaben wie auch die Vielschichtigkeit der erforderlichen Aktivitäten und Maßnahmen, so wird schnell deutlich, dass eine Lösung zur EUDR-Fragestellung nur eine ganzheitliche sein kann. Zweifelsohne spielt dabei die richtige Software eine nicht unwesentliche Rolle, um bestimmte Daten zu generieren beziehungsweise die notwendige Lieferantenkommunikation rechtssicher und dokumentationssicher zu gestalten. Doch fängt das Problem der Aufgabenbewältigung in Unternehmen oftmals viel früher an. Zumeist ist das Wissen um die generellen Nachhaltigkeitsanforderungen, im Speziellen der EUDR-Anforderungen, nur unzureichend bekannt, und deren prozessseitige Umsetzung nicht gegeben. Allein der Umstand, dass in der EUDR der Fokus auf die eingekauften Produktchargen gelegt wird, bedeutet für viele Unternehmen eine fast unüberwindbare Hürde.
Hier gilt es, praxisorientierte Ansätze zu entwickeln, welche gleichermaßen rechtskonform wie operativ sinnvoll und wirtschaftlich darstellbar umgesetzt werden können. Diese Ansätze sind meist immer individuell auf das Unternehmen abgestimmt und bedürfen der weitreichenden Integration in die Unternehmensprozesse. Neben dem Chargenmanagement spielt auch das Lieferantenmanagement eine ausschlaggebende Rolle. Insbesondere die Lieferantenkommunikation sowie -entwicklung sind auf die EUDR-Anforderungen abzustimmen. Betroffene Akteure an diesen Prozessen sind nicht nur der Einkauf, sondern auch Bereiche wie der Vertrieb, die Entwicklung, die Qualität oder auch die Produktion. Nur dann, wenn alle Prozessbeteiligten wissen, welchen Einfluss die neue Vorgabensituation der EUDR auf ihre tägliche Arbeit hat und wie sie ihren Informationsbeitrag beziehungsweise ihren operativen Beitrag in diesem ganzheitlichen Prozess darstellen können, kann ein Unternehmen den EUDR-Anforderungen gerecht werden.
3. EUDR-Software braucht persönliche Erfahrung und Wissen der Anwender
Ähnlich anspruchsvoll gestaltet sich die Prüfung der eingehenden Dokumente. Da diese oftmals nur in Landessprache des Lieferanten verfügbar sind, kann eine intelligenten Software die Prüfung nur in Kombination mit operativ erprobter Logik sowie geschulten Anwendern zufriedenstellend bewältigen. Hier gilt es, nicht nur den restlichen Obliegenheiten gerecht zu werden, sondern auch Ressourcen effizient zu handeln.
Oftmals wird in der Betrachtung von Softwarelösungen außer Acht gelassen, dass viele Lieferanten entweder nicht in der Lage sind beziehungsweise nicht gewillt sind, entsprechende Softwareplattformen zur Meldung von EUDR-Informationen zu bedienen. Um diese Lieferanten dennoch zu erreichen, wie auch deren Informationen standardisiert und automatisiert erhalten zu können, ist es unerlässlich, dass der Lieferant auch außerhalb der Kommunikationsplattform die Möglichkeit hat, entsprechende Informationen zur Verfügung zu stellen. Praxisnahe Systemplattformen verfügen hier über entsprechende Excel-Formate, welche dies gewährleisten und über einen Support, der die Lieferanten bei der Datenbearbeitung kompetent unterstützt.
4. Erfolgreiche EUDR-Umsetzung = Software + Prozessintegration + Qualifikation
Zusammenfassend bedeutet dies: Basis für den Erfolg einer EUDR-Software-Lösung ist ein weitreichender Umsetzungsprozess im Unternehmen, der sowohl den Systemvorgaben als auch den gesetzlichen Rahmenbedingungen Rechnung trägt. Des Weiteren ist es unerlässlich, dass die Softwarelösung für Lieferanten und Kunden weitreichende Systemvoraussetzungen bietet, um einen individualisierten Betrieb, wie auch eine ressourcenschonende Anwendung sicherzustellen. Nur wenn diese Punkte erfüllt sind, ist es möglich den Anforderungen der EUDR vollumfänglich gerecht zu werden.
