Unternehmen müssen die Verantwortung für die schadstofffreie Herstellung ihrer Produkte annehmen und Strategien und Prozesse installieren, welche diese umsetzen. Der Material Compliance Manager oder Beauftragte stellt hierzu eine notwendige Querschnittsfunktion in der Unternehmenshierarchie dar. Sein Hauptaufgabenfeld ist die Koordinierung der prozessseitigen Umsetzung von Material Compliance Anforderungen in den Unternehmensbereichen. Darüber hinaus agiert er als Informations- und Wissensträger nach außen wie nach innen.
I. Was ist ein Material Compliance Manager oder Beauftragter?
Der Material Compliance Beauftragte stellt eine hierarchieübergreifende Funktion im Unternehmen dar, in der er sowohl als interner Wissensdienstleister fungiert als auch als Überwachungs- und Eskalationsinstanz. Als Wissensdienstleister unterstützt er sein Unternehmen in der Umsetzung der für die Produkte relevanten gesetzlichen Anforderungen. Der Beauftragte muss dazu Gesetzestexte interpretieren und deren inhaltliche Relevanz für sein Unternehmen beurteilen können. Als schwierig gestaltet sich immer wieder das Verständnis, ob ein Unternehmen respektive seine Produkte in den Geltungsbereich eines Gesetzes fallen oder nicht. Hierbei ist stets zu beachten, dass gekaufte Artikel und verkaufte Produkte bei ihrem Weg durch die Lieferantenkette in die unterschiedlichsten Geltungsbereiche von Gesetzen fallen können. Diesem Wechsel der Geltungsbereiche muss das Unternehmen Rechnung tragen. Diese materialspezifischen Anforderungen und auch Geltungsbereichswechsel müssen in die Lieferantenstruktur vermittelt werden, um die Kommunikationslücken zwischen Unternehmen und Lieferant zu schließen. Das Unternehmen muss wissen, welche gesetzlichen Anforderungen es für einen geregelten Marktzugang benötigt und dieses Wissen muss auch in die Lieferantenstruktur weitergetragen werden. Dies bildet die gemeinschaftliche Material-Compliance Kommunikationsbasis zwischen Unternehmen und Lieferanten.
Der Material Compliance Manager sollte eine grundsätzliche Affinität zur Chemie haben, um die unzureichend beschriebenen gesetzlichen Anforderungen durch Wissen in konkret formulierte Vorgaben für das Unternehmen abzuleiten. Diese Affinität ist im Besonderen hilfreich, wenn es darum geht, abzuschätzen, ob Artikel aufgrund der verwendeten Werkstoffe technisch überhaupt von Stoffverboten betroffen sein können. Es ist wichtig, komplexe Zusammenhänge auf kurze prägnante Anforderungen und Tatsachen zu komprimieren. Die heutigen gesetzlichen Dokumente haben einen prosaischen Stil, der es schwierig macht, die darin formulierten, direkt wirkenden Anforderungen umgehend zu erkennen. Der Material Compliance Beauftragte sollte sich ein Informationsnetzwerk zusammenstellen, um in der sich schnell verändernden Welt frühzeitig Zugriff auf die entscheidenden durch Gesetzesänderungen stofflich relevanten Informationen zu haben. Der Zeitfaktor ist hierbei eine nicht zu unterschätzende Komponente. Die Möglichkeit einen in Zukunft verbotenen Stoff schon jetzt bei einer Produktneuentwicklung nicht mehr einzusetzen, kann einem Unternehmen den entscheidenden Vorteil gegenüber einem Konkurrenten verschaffen.
II. Warum braucht ein Unternehmen einen Material Compliance Beauftragten?
Bevor eine Material Compliance Umsetzung in einem Unternehmen beginnt, muss den handelnden Personen klar sein, dass dieses Vorgehen mit einem personellen und finanziellen Ressourcenplan kombiniert sein muss. Es ist noch oftmals gängige Meinung bei der Material Compliance handele es sich um ein Nischenthema, das man gerne einem bereits vorhandenen Mitarbeiter als zusätzliches Thema aufbürden kann. Vor diesem gedanklichen Ansatz kann nur gewarnt werden und jeder zukünftige Material Compliance Manager muss bezüglich der Umsetzung der von ihm geforderten Leistungen frühzeitig den dafür notwendigen eigenen zeitlichen Einsatz als auch die Einsatzzeiten der beteiligten Kollegen und Kolleginnen ermitteln und transparent zur Ressourcenplanung kommunizieren.
Viele Unternehmen haben in der Vergangenheit die Brisanz des Themas Material Compliance nicht erkannt oder aber aus den unterschiedlichsten Gründen ignoriert. Wie schnell ein Thema in den Fokus unserer medialen Welt rücken kann, hat der vergangene VW-Abgasskandal in fast exemplarischer Form gezeigt. Ebenso ist eine steigende Sensibilisierung der Bevölkerung bezüglich der Umweltverträglichkeit von Produkten zu erkennen. Grundlage dieser Umweltverträglichkeit ist Wissen über die eingesetzten Stoffe und Materialien. Für Unternehmen wird es zukünftig immer wichtiger sein, das Wissen über die werkstoffspezifische Zusammensetzung zu erhöhen, um dem sich auch immer anspruchsvoller entwickelnden Umfeld Material Compliance aufwandsoptimiert zu begegnen.
Die Nichtbeachtung von Material Compliance Vorgaben kann für das Unternehmen sowohl zivilrechtliche wie auch strafrechtliche Konsequenzen haben. Nach § 433 BGB[1] Absatz 1 hat der Verkäufer dem Käufer die Sache frei von Sach- und Rechtsmängeln zu verschaffen. Ist in einem Produkt eine durch ein Gesetz reglementierter Stoff vorhanden, liegt ein Sachmangel vor und der Käufer kann Schadenersatzforderungen geltend machen. In diesem Punkt ist darauf hinzuweisen, dass es viele Gesetze gibt, welche die reine Anwesenheit eines Stoffes untersagen, unabhängig von der Tatsache, dass von diesem Stoff eine direkte Gesundheitsgefährdung für den Anwender ausgeht. Die gesetzlichen Anforderungen sorgen oftmals bei betroffenen Unternehmen oder Personen für Unverständnis, was am Beispiel von alkoholfreien Getränke und Speisen sehr plastisch dargestellt werden kann. Wenn man auf der Straße Personen fragen würde, wie viel Alkohol ein alkoholfreies Bier enthalten darf, würde man als Standardantwort oftmals die Aussage „keinen Alkohol“ hören. In Deutschland ist die gesetzliche Regelung jedoch, dass Getränke und Speisen bis zu einem Alkoholanteil von 0,5% als alkoholfrei zu bezeichnen sind. Die Kennzeichnung von Alkohol ist laut Lebensmittel-Informationsverordnung[2] erst ab 1,2% zwingend erforderlich. Dieser kleine Exkurs soll verdeutlichen, wie unterschiedlich persönliche Annahmen und real formulierte gesetzliche Anforderungen differenzieren. Fällt man mit seinem Produkt nun in unterschiedliche Geltungsbereiche, führt dies zu weiteren komplexen Differenzierungen und nachfolgenden Diskussionen.
Liegt ein Verstoß gegen eine gesetzliche Material Compliance Vorgabe vor, rückt das Thema des Verschuldens unmittelbar in den Fokus der Beteiligten. Als Frage kann direkt formuliert werden: „Was hat das Unternehmen für organisatorische Maßnahmen durchgeführt, um die Material Compliance Vorgaben zu erfüllen?“
Eine organisatorische Maßnahme könnte nun die Installation eines Material Compliance Managers sein, welcher die festzulegenden Verantwortlichkeiten im Unternehmen definiert, nach Installation unterstützt und überwacht. Der Material Compliance Manager begleitet die einzelnen Bereiche, insbesondere dann, wenn Abweichungen weiterführende Maßnahmen verlangen. Der Material Compliance Manager ist selbst nicht für die Material Compliance des Produktes verantwortlich. Die Konformität wird durch das Zusammenarbeiten aller beteiligten Unternehmensteile wie zum Beispiel Einkauf, Entwicklung, Produktion, Vertrieb und andere hergestellt. Oftmals stellt die Funktion auch im Rahmen eines Managementberichtes der Unternehmensleitung die Umsetzungsergebnisse zur Material Compliance vor.
III. Was braucht ein Material Compliance Manager?
- Unterstützung der Unternehmensleitung
Für den Material Compliance Manager ist die Unterstützung der Unternehmensleitung die faktische Basis um bei notwendigen Aufgaben, Entscheidungen und Eskalationen nachhaltig agieren zu können. Ein Material Compliance Projekt ohne die Unterstützung der Unternehmensleitung, mit der damit einhergehenden personellen und finanziellen Ressourcenfreigabe, ist zum Scheitern verurteilt.
- Durchsetzungsvermögen
Der Material Compliance Manager sollte von seiner persönlichen Einstellung den Umgang mit Widerständen gewohnt sein. Die Umsetzung der Material Compliance Vorgaben in einem Unternehmen ist mit einem sehr steinigen Weg zu vergleichen. Der Manager wird auf starken Widerstand und Ablehnung stoßen, die in ihren Begründungen die unterschiedlichsten Muster aufweisen werden. Das bekannteste Muster wird aufgrund der Neuheit des Themas die Aussage sein: „Das haben wir ja noch nie so gemacht“. Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es notwendig, sich dieser bevorstehenden Widerstände bewusst zu sein und schon vor Start der Umsetzung Lösungen für diese Muster zu haben als auch notwendigen Eskalationen nicht aus dem Weg zu gehen, dass die Material Compliance als ganzheitliches Unternehmensthema zu sehen ist. Nur wenn alle Zahnräder des Unternehmens konsensorientiert zusammenarbeiten, kann Material Compliance umgesetzt werden.
- Produktmerkmal
Wir empfehlen grundsätzlich das Thema Material Compliance mit dem Aspekt des Produktmerkmals zu verschmelzen, da die Schadstofffreiheit vom Kunden als ein erfülltes Kriterium angenommen wird. Diese Rangerhöhung mit allen Konsequenzen sorgt im Verlauf der Zeit zu einer Verinnerlichung des Themas und einer Gleichstellung mit allen anderen technischen Produktmerkmalen.
- Anforderungsmatrix
Eine Aufgabe des Material Compliance Managers wird die Erstellung einer sogenannten Anforderungsmatrix sein, in der alle aufgrund des Geltungsbereiches relevanten materialeinschränkenden Vorgaben zusammengefasst sind. Geltungsbereiche können sowohl vom Standort des Unternehmens, dessen Markt als auch vom Kunden definiert werden. In dieser Matrix sollen alle materialeinschränkenden Vorgaben inklusive der Geltungsbereiche, reglementierten Stoffen, Ausnahmenregelungen und Revisionsrhythmen erfasst werden. Dieses Dokument dient als Referenzmuster für die vorgabenkonforme Material Compliance Produktumsetzung.
- Technische Spezifikation Material Compliance
Die bei der Erstellung der Anforderungsmatrix erkannten materialspezifischen Vorgaben sollten in einer hauseigenen Spezifikation zur Material Compliance zusammengefasst werden. Diese technische Spezifikation sollte fester Bestandteil aller vertraglichen Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen und den Lieferanten werden. Mit vertraglichen Vereinbarungen sind zum Beispiel Lastenhefte, Rahmenverträge, Qualitätsvereinbarungen, technische Zeichnungen und andere gemeint. Somit transferieren Sie die Inhalte der Anforderungsmatrix auch in Richtung der Lieferanten und informieren ihn über ihre Vorgabensituation. Gleichwohl wird dieses Wissen auch intern an zum Beispiel die Entwicklungsabteilung weitergereicht, wenn die technische Spezifikation Material Compliance fester Bestandteil des Lastenheftes ist.
- Prozessanalyse und Prozessintegration
Der Startpunkt zur Implementierung der Material Compliance Vorgaben ist eine Statusanalyse der bestehenden Unternehmensprozesse. In deren Verlauf analysiert der Material Compliance Manager die bestehende Prozesslandschaft und bespricht mit den betroffenen Bereichen die optimalen Ankerpunkte für die Aufgaben, die sich aus den Material Compliance Vorgaben ergeben. Diese Ankerpunkte können nur im Konsens mit den betroffenen Abteilungen bestimmt werden, weil jede Prozessimplementierung auch zu einem erhöhten Arbeitsaufwand abteilungsseitig führen kann. Die Umsetzung der Material Compliance in der etablierten Prozesslandschaft hat sich als die nachhaltigste Variante erwiesen. Eine Etablierung des Themas als eigenständiges Prozessthema ist in allen erdachten Szenarien gescheitert. Die unter Punkt 3 empfohlene Definition der Material Compliance als Produktmerkmal macht es nachfolgend einfacher, die entsprechenden Ankerpunkte im Prozess zu finden.
Die Implementierung der Material Compliance Vorgaben in die Prozesse muss über die bestehenden Audit- und Qualitätsmanagementsysteme kontrolliert und dokumentiert werden. Werden bei der Kontrolle Abweichungen festgestellt muss mit klar definierten Gegenmaßnahmen reagiert werden.
- IEC 63000
Im Rahmen der Umsetzung der materialspezifischen Vorgaben wird es für das Unternehmen notwendig sein, in eine direkte Kommunikation mit seinen Lieferanten zu gehen. Bei einem solchen Vorgehen hat man aus der gesetzlichen Anforderungen keine unterstützenden Umsetzungsstrategien zu erwarten. Hier empfiehlt sich das Vorgehen nach Leitfäden oder Umsetzungsvorschlägen seitens der offiziellen Organe wie zum Beispiel der nationalen Auskunftsstelle des Bundes für REACH, CLP und Biozide[3]. Eine weitere sich für die Lieferantenkommunikation eignende Umsetzungsstrategie stellt die DIN EN IEC 63000[4] dar. Die IEC 63000 beschreibt im Umfeld aller globalen RoHS-Richtlinien die Umsetzung der Material Compliance Vorgaben in gemeinschaftlicher Zusammenarbeit mit den Lieferanten.
Die Norm beschreibt für diese Zusammenarbeit fünf Kriterien:
- Bestimmung der Vertrauenswürdigkeit des Lieferanten
- Vertragliche Vereinbarung mit den Lieferanten
- Anfrage der artikelbezogenen Material Compliance beim Lieferanten
- Risikoanalyse für Teile, für welche keine Material Compliance Information vorliegt
- Absicherung der Risikoteile über chemische Analysen
Neben der direkten Kommunikation mit den Lieferanten zur Beschaffung von Material Compliance Aussagen muss das Unternehmen auch Strategien präsentieren und durchführen, wie mit Artikeln umgegangen werden kann, bei denen die Kommunikation mit den Lieferanten zu keinem Ergebnis geführt hat. An diesem Punkt würde die Affinität des Material Compliance Managers zur Chemie von Nutzen sein, da er entscheidend unterstützend bei der Beurteilung von Zukaufartikeln ohne Materialinformation sein kann. Sollte diese Abschätzung keine befriedigenden Ergebnisse erzielen, ist die Ultima Ratio Forderung die Durchführung einer chemischen Analyse zum Ausschluss der Anwesenheit von potentiellen Verbotsstoffen. Auch hier kann der Material Compliance Manager mit seiner Expertise Art und Umfang der Analyse beeinflussen.
- Kommunikationssoftware
Da sich die Anzahl der zu befragenden Lieferanten schnell in Bereichen von Hunderten bis Tausenden bewegen, hat sich inzwischen die Zuhilfenahme von Software als erprobtes Mittel sowohl der Kommunikation als auch der Dokumentation erwiesen. Die Lieferanten können zu ausgesuchten materialeinschränkenden Gesetzgebungen wie der REACh-Verordnung[5] oder der RoHS-Richtlinie[6] befragt werden. Wie in der IEC 63000 gefordert, sollte idealerweise eine artikelbezogene Deklaration des Lieferanten eingeholt werden. Damit ist gemeint, dass der Lieferant zu seinen Artikeln, identifizierbar über Artikelname und Artikelnummer, die Einhaltung der Material Compliance Vorgabe bestätigt. Diese Anforderung wurde in der Vergangenheit durch das manuelle Verschicken von Artikellisten per E-Mail umgesetzt, was sich bei mehreren hundert Lieferanten als immer schwieriger durchführbar erwiesen hat. Innerhalb einer softwaregestützten Kommunikation sind sowohl die Kommunikationsschritte als auch die Kommunikationsergebnisse sicher dokumentiert. Im Falle eines Material Compliance Verstoßes dienen die hinterlegten Schritte und Ergebnisse als Beweisführung bei der Suche nach dem Verantwortlichen.
(Informationen zur Material Compliance Software DataCross unter: www.data-cross.de)
IV. Installation des Material Compliance Beauftragten
Die jahrelange Erfahrung bei der Umsetzung der Material Compliance Anforderungen hat gezeigt, dass in mehr als drei Viertel der Fälle die Position des Material Compliance Managers im Qualitätsmanagement angesiedelt worden ist. Das Qualitätsmanagement ist durch seine Funktion der Überwachung für eine stetige Verbesserung der Prozessqualität verantwortlich. Da die Umsetzung der Anforderungen der Material Compliance sich an der existierenden Prozesslandschaft angliedert, kann das QM in seiner Überwachungsfunktion die Material Compliance mit überprüfen. Nur wenn Anforderungen überprüfbar in den Prozessen verankert sind und die Einhaltung über die Zeit kontrolliert und bei Nichteinhaltung entsprechende Sanktionen nach sich ziehen, kann davon ausgegangen werden, dass in näherer Zukunft die Material Compliance ihre Nische verlassen und fester Bestandteil der Produktentwicklung sein wird.
V Zusammenfassung und Quellen
Der Material Compliance Manager muss als die Person erkannt werden, die das Thema durch ihre Installation, Position und Verhalten innerhalb des Unternehmens auf ein verpflichtendes Level anhebt. Sie ist nicht selbst für die konkrete Umsetzung der Material Compliance Vorgaben im Produkt verantwortlich, sondern stellt im Grunde den Trainer dar, welcher der Mannschaft die Zielvorgaben gibt, die diese im Spiel umzusetzen haben. Sollte es im Spielfluss haken, ist es die Verpflichtung des Material Compliance Managers korrektiv ins Spielgeschehen einzugreifen, um Strategie und Mannschaftsaufstellung zur Zielvorgabenumsetzung anzupassen.
[1] Bürgerliches Gesetzbuch § 433 Absatz 1
[2] Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2011 betreffend die Information der Verbraucher über Lebensmittel und zur Änderung der Verordnungen (EG) Nr. 1924/2006 und (EG) Nr. 1925/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates und zur Aufhebung der Richtlinie 87/250/EWG der Kommission, der Richtlinie 90/496/EWG des Rates, der Richtlinie 1999/10/EG der Kommission, der Richtlinie 2000/13/EG des europäischen Parlaments und des Rates, der Richtlinien 2002/67/EG und 2008/5/EG der Kommission und der Verordnung (EG) Nr. 608/2004 der Kommission
[3] REACH-CLP-Biozid-Helpdesk: Nationale Auskunftsstelle des Bundes für REACH, CLP und Biozide, abrufbar im Internet unter: https://www.reach-clp-biozid-helpdesk.de/de/Startseite.html
[4] IEC 63000:2016: Internationale Nachfolgenorm der DIN EN 50581. Diese Norm legt die technische Dokumentation fest, die der Hersteller erstellen muss, um die Einhaltung der geltenden Stoffbeschränkungen zu erklären. Informationen abrufbar im Internet unter: www.iec63000.com/
[5] REACH: Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2006 zur Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung chemischer Stoffe (REACH), zur Schaffung einer Europäischen Agentur für chemische Stoffe, zur Änderung der Richtlinie 1999/45/EG und zur Aufhebung der Verordnung (EWG) Nr. 793/93 des Rates, der Verordnung (EG) Nr. 1488/94 der Kommission, der Richtlinie 76/769/EWG des Rates sowie der Richtlinien 91/155/EWG, 93/67/EWG, 93/105/EG und 2000/21/EG der Kommission
[6] RoHS: Richtlinie 2011/65/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 8. Juni 2011 zur Beschränkung der Verwendung bestimmter gefährlicher Stoffe in Elektro- und Elektronikgeräten (RoHS II) und vorher 2002/95/EG (RoHS)
Der Fachbeitrag wurde von Markus Glauben verfasst und im Magazin “Compliance Berater” erstveröffentlicht und kann unter folgendem Link abgerufen werden: https://tec4u-solutions.com/download/fachartikel/CB_09-2018_Glauben.pdf
Ergänzende Informationen zu den Fortbildung zum/zur Material Compliance Beauftragten (TÜV) und Fachkraft (TÜV) finden Sie in unserer Academy.
