D’où proviennent les matières premières d’un produit, sur quelles parcelles ont-elles été produites et quels justificatifs permettent de démontrer qu’elles sont issues de sources exemptes de déforestation et conformes à la législation applicable ?
Dans le cadre du règlement européen relatif à la déforestation (EUDR), plusieurs informations sont notamment requises : le pays de production, les données de géolocalisation des parcelles de culture ou de production ainsi que les informations relatives à la période de production. À cela s’ajoutent les données concernant les produits et les fournisseurs et, le cas échéant, les numéros de référence des déclarations de diligence raisonnée déjà existantes.
Dans les chaînes d’approvisionnement complexes, la collecte de ces informations représente un défi considérable. Souvent, les données nécessaires ne sont pas intégralement disponibles auprès du fournisseur direct et doivent d’abord être recueillies à plusieurs niveaux de la chaîne d’approvisionnement.
Le module EUDR actualisé de DataCross accompagne les entreprises dans la collecte, la centralisation et la documentation de ces informations, ainsi que dans l’évaluation des risques et, le cas échéant, l’établissement de la déclaration de diligence raisonnée requise.
De la nomenclature produit à la demande d’informations auprès des fournisseurs
Le processus commence par l’importation des nomenclatures de produits (BOM), que le module filtre automatiquement en fonction des codes tarifaires douaniers concernés par l’EUDR. Cette fonctionnalité permet de réduire les efforts nécessaires à la vérification manuelle des nomenclatures afin d’identifier les codes douaniers pertinents.
Dans l’espace de gestion des commandes, les entreprises peuvent ensuite définir les produits pour lesquels des données sont nécessaires et créer les demandes d’informations correspondantes à destination de leurs fournisseurs directs.
Les informations relatives aux produits et aux fournisseurs ainsi recueillies sont centralisées et documentées dans le module. Les fournisseurs peuvent également télécharger des documents complémentaires.
Outre les données collectées, l’ensemble des échanges avec les fournisseurs est enregistré. Il est ainsi possible de retracer les informations demandées et les documents transmis. Les données et la correspondance associée n’ont donc plus besoin d’être gérées séparément.
Accompagnement dans l’évaluation des risques
Le module réalise une évaluation des risques au niveau des produits, sur la base du système de classification des risques de l’EUDR, qui classe les pays de production selon leur niveau de risque de déforestation.
Pour approfondir cette évaluation, les fournisseurs peuvent télécharger des documents supplémentaires qui serviront de base à l’analyse des risques par l’entreprise.
Le module ne propose volontairement pas d’évaluation entièrement automatisée des risques, car une telle approche ne permettrait pas, à elle seule, de garantir une évaluation juridiquement conforme et suffisamment pertinente.
La responsabilité de l’évaluation finale des risques demeure donc entre les mains de l’entreprise concernée.
Déclaration de diligence raisonnée selon le rôle dans la chaîne d’approvisionnement
Les étapes à suivre dépendent du rôle de l’entreprise au sein de la chaîne d’approvisionnement.
Le module analyse ce rôle et distingue les opérateurs en aval des opérateurs responsables de la première mise sur le marché :
- Pour les acteurs en aval, aucune déclaration de diligence raisonnée propre n’est prévue dans le processus décrit. Le numéro de référence de la déclaration de diligence raisonnée (DDS) existante ainsi que les échanges correspondants avec les fournisseurs sont documentés.
- Pour les opérateurs responsables de la première mise sur le marché, le module facilite la soumission de la déclaration de diligence raisonnée. Lorsqu’aucun numéro de référence n’est encore disponible, une déclaration classique est établie.
Lorsqu’un produit comprend à la fois des composants disposant déjà d’un numéro de référence et d’autres composants sans numéro de référence, le module permet d’effectuer une déclaration groupée.
La transmission de la déclaration de diligence raisonnée s’effectue via une interface directe avec TRACES NT, le système d’information de l’Union européenne.
Cette interface permet également de synchroniser directement le statut des déclarations soumises. Si nécessaire, les déclarations de diligence raisonnée peuvent être retirées et soumises à nouveau directement depuis le module.
Collecte des données EUDR et déclarations de diligence raisonnée dans un seul système
Le module EUDR de DataCross centralise la collecte des données auprès des fournisseurs, leur documentation et la soumission des déclarations de diligence raisonnée au sein d’un système unique.
Grâce à des processus standardisés et partiellement automatisés, il permet de réduire les tâches manuelles liées à la collecte, à la vérification et à la préparation des informations requises.
Associé à l’accompagnement proposé par les équipes de tec4U-Solutions, le module aide les entreprises à répondre de manière fiable aux exigences de l’EUDR, tout en réduisant le temps et les ressources nécessaires à leur mise en œuvre.
Pour en savoir plus sur le module EUDR de DataCross, rendez-vous sur :
