Praxisbericht: Sichere Produkte, konforme Prozesse und transparente Lieferketten

Die produktbezogene Nachhaltigkeit hat sich zu einem relevanten Qualitätsmerkmal entwickelt und steht heute gleichberechtigt neben Funktionalität und Sicherheit. Die Umsetzung entsprechender Compliance-Vorgaben ist dabei von strategischer Bedeutung, da deren Missachtung nicht nur die Marktposition gefährdet, sondern auch Haftungsrisiken birgt. Die AST International GmbH hat sich dieser Herausforderung gestellt und in Zusammenarbeit mit tec4U-Solutions ein ganzheitliches Material Compliance Management eingeführt, um nachhaltig sicherzustellen, dass die Produkte aktuelle und zukünftige Vorgaben und Kundenanforderungen erfüllen.

Die Herausforderung: Konforme Produkte jetzt und in Zukunft!

Die AST (Advanced Sensor Technologies) International GmbH ist ein international tätiges Unternehmen, das sich auf die Entwicklung und Produktion hochpräziser Sensortechnologien und Messtechniklösungen spezialisiert hat. Das Unternehmen bietet innovative Produkte für die Automobilindustrie sowie für industrielle Anwendungen und bedient dabei unterschiedliche Branchen wie die Automotive-, Automatisierungs-, Energie- und Maschinenbauindustrie. Ein zentraler Bestandteil des Produktportfolios sind DC Meter, die zur präzisen Messung von Gleichstrom in elektrischen Systemen eingesetzt werden. Diese Messgeräte finden vor allem Anwendung in der Energie- und Ladeinfrastruktur, beispielsweise in Schnellladestationen für Elektrofahrzeuge. Dort ermöglichen sie eine genaue Erfassung und Überwachung der übertragenen elektrischen Energie und tragen so zur Abrechnungssicherheit, Effizienzoptimierung und Betriebssicherheit der Ladesysteme bei. Durch ihre hohe Messgenauigkeit und Zuverlässigkeit sind sie ein wichtiger Bestandteil moderner Ladeinfrastruktur-Lösungen. Im Fokus der Unternehmensstrategie steht die Entwicklung qualitativ hochwertiger, zuverlässiger und normkonformer Produkte, die den steigenden Anforderungen an Sicherheit, Nachhaltigkeit und regulatorische Compliance entsprechen.

Um langfristige Wettbewerbsfähigkeit und verantwortungsvolle Produktqualität sicherzustellen, müssen Unternehmen geltenden gesetzlichen Rahmenbedingungen ganzheitlich umsetzen. Im Fokus stehen dabei etablierte Material Compliance-Anforderungen wie die REACH-Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 sowie die RoHS-Richtlinie 2011/65/EU, die den Einsatz gefährlicher und umweltkritischer Stoffe in Produkten und Lieferketten regulieren. Für die strukturierte Absicherung und Dokumentation dient insbesondere die Norm DIN EN IEC 63000 als technischer Rahmen, der Unternehmen bei der Umsetzung und Nachweisführung unterstützt.

Schritt 1: Auswahl einer Software zur Umsetzung der Material Compliance Anforderungen

Die steigenden Anforderungen an Material Compliance erfordern heute eine konsequente Integration regulatorischer Vorgaben in bestehende Unternehmensprozesse. Auch AST stand vor der Aufgabe, eine Softwarelösung zu finden, die gesetzliche Anforderungen zuverlässig abbildet und gleichzeitig den hohen Qualitäts- und Effizienzansprüchen des Unternehmens entspricht. Im Mittelpunkt standen dabei insbesondere Datenqualität, Prozessautomatisierung sowie eine zukunftssichere Systemarchitektur. Dabei standen insbesondere folgende Kriterien im Fokus:

• Umsetzung der Vorgaben der DIN EN IEC 63000, insbesondere der
• Technischen Dokumentation
• Informationsbeschaffung und Validierung
• Risikobeurteilung von Bauteilen
• Risikobeurteilung von Lieferanten
• Lieferantenerklärungen und produktspezifischen Kommunikation
• Stichprobenanalysen und Qualitätssicherung
• Glaubwürdigkeitsbeurteilung und fortlaufenden Dokumentation
• Hohe Usability, schnelle Lieferantendeklaration und flexible Sprachauswahl
• Systemgestützte, sensitive/partnerschaftliche Lieferantenansprache
• Kostenfreie Nutzung für Lieferanten
• Umfangreiche und revisionssichere Abbildung der Kommunikation und des Kommunikationsergebnisses
• Systemseitige Erstellung von Compliance-Zertifikaten für Kunden
• Die Möglichkeit, regelmäßig und flexibel neue Artikel-, Lieferanten- und Stücklisten innerhalb der Software zu importieren
• Individuelle Modulanwendungen
• Optional: Übernahme der operativen Lieferantenkommunikation und Datenrecherche, -validierung und -archivierung durch einen externen Partner

Nach eingehender Analyse und strukturierter Evaluierung der verfügbaren Systeme fiel die Entscheidung auf die tec4U-Solutions GmbH. Ausschlaggebend war nicht nur die marktführende Expertise, sondern auch die umfassende Leistungsfähigkeit der Softwareapplikation DataCross: Neben der rechtskonformen Implementierung der Material Compliance Prozesse bietet tec4U-Solutions sowohl die operative Lieferantenkommunikation als auch Softwareunterstützung an, wodurch der gesamte Material Compliance Zyklus abgedeckt werden kann.

Schritt 2: Konsequente Integration der Material Compliance in die Unternehmensprozesse

Vor diesem Hintergrund wird in der Regel jeder Projektbeginn durch einen interdisziplinären Prozessworkshop strukturiert vorbereitet. Ziel ist es, die Implementierung der Anforderungen abteilungsübergreifend zu verankern und von Beginn an ein gemeinsames Verständnis für Rollen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zu schaffen. Material Compliance ist ein bereichsübergreifendes Thema, das nur dann nachhaltig wirksam wird, wenn alle relevanten Funktionen frühzeitig eingebunden sind und den Material Compliance-Prozess als integralen Bestandteil der Produktqualität verstehen.

Innerhalb der kundenspezifischen Einzelworkshops definierten die verschiedenen Unternehmensbereiche eigenständig die Schnittstellen, an denen die Anforderungen optimal umgesetzt werden können. Besonders sensibel gestaltete sich der Umgang mit fehlenden Informationen, sogenannten Non-Compliance-Fällen oder dem Vorhandensein reglementierter Substanzen. Dabei war ein ausgewogenes Vorgehen erforderlich: Zu strenge Vorgaben hätten die internen Abläufe unnötig erschwert, während zu nachlässige Regelungen das Thema an Bedeutung verlieren lassen könnten.

Am Ende des einwöchigen Workshops lagen nicht nur definierte Prozessanpassungen vor, sondern auch klar festgelegte Verantwortlichkeiten sowie ein abgestimmter Ressourcen- und Maßnahmenplan. Dieser wurde der Geschäftsleitung zur Entscheidung bzw. Abnahme vorgelegt und umfasste insbesondere die folgenden Schwerpunkte:

• Festlegung und Positionierung eines Material Compliance-Beauftragten
• Bestätigung des Material Compliance-Umsetzungsprozesses
• Freigabe interner und externer Ressourcen
• Definition von Spezifikationen und Vertragsbedingungen

Da der Managementebene der AST die Umsetzung nicht nur aus gesetzlicher Verpflichtung, sondern vor allem aus unternehmerischem Selbstverständnis wichtig ist, fiel die Entscheidung rasch, die nächsten Schritte direkt nach dem von tec4U-Solutions vorgeschlagenen Umsetzungskonzept anzugehen.

Schritt 3: Kontinuierliche Lieferantenkommunikation zur Abfrage von Materialdeklarationen in der Lieferkette

Neben der Integration der Material Compliance in die Unternehmensprozesse und der Einführung einer Nachhaltigkeitssoftware stellte die Umsetzung einer strukturierten Lieferantenkommunikation die nächste zentrale Herausforderung dar. Die Anforderungen der DIN EN IEC 63000 erfordern sowohl eine produktspezifische Abfrage der Lieferanten als auch deren Glaubwürdigkeitsbeurteilung. Für AST war schnell erkennbar, dass die internen Ressourcen weder personell noch technisch oder zeitlich ausreichen, um den Kommunikationsprozess eigenständig, rechtssicher und wirtschaftlich zu realisieren. Dies war mit unter der Auslöser dafür, warum die tec4U-Solutions GmbH den kompletten Datenservice übernahm, welcher sowohl die operative Kommunikation mit den Lieferanten als auch die Recherche, Validierung und Pflege der Materialdaten umfasste.

Beginnend mit einem Kick-Off-Meeting trafen sich die zuständigen Personen von AST, die für die Umsetzung der Material-Compliance-Anforderungen verantwortlich sind, mit dem Ansprechpartner von tec4U-Solutions, der die Lieferantenkommunikation und die Projektkoordination umfassend betreut. Im Mittelpunkt standen die bereits bereitgestellten Lieferanten- und Artikeldaten sowie die Abstimmung des Kommunikationsprozesses zwischen allen Beteiligten. Die erfolgreiche Zusammenarbeit beider Parteien zeigte sich bereits nach wenigen Monaten: Die Material Compliance der Lieferantenartikel konnte verlässlich bestätigt werden, wodurch die ersten Compliance-Zertifikate für Kunden ausgestellt werden konnten.

Das Ergebnis: Langfristige Integration und messbare Erfolge der produktbezogenen Nachhaltigkeit im Unternehmen

Um Material Compliance dauerhaft in die Unternehmensprozesse zu integrieren, wurden Prozessauslöser und Informationsflüsse definiert. Ein halbes Jahr nach Projektstart erfolgte eine erneute Validierung der Ergebnisse in bereichsspezifischen Workshops. Dabei wurde der Prozess weiter konkretisiert und verschärft. Nicht verfügbare Informationen wurden bei Bedarf durch systematische Risikobewertungen oder durch ergänzende chemische Analysen abgesichert.

Drei Jahre nach Einführung zeigt sich ein deutliches Ergebnis:

• Material Compliance ist als Produktmerkmal erfolgreich in alle Unternehmensprozesse integriert.
• Ein Material Compliance-Beauftragter sorgt für kontinuierliche Verantwortung und Koordination.
• Die Lieferantenakzeptanz der Softwareapplikation DataCross ist hoch, unterstützt durch Sensibilisierung und partnerschaftliche Kommunikation.
• Fachkompetente externe Unterstützung hat die interne Umsetzung erleichtert und Ressourcen geschont.
• Die optionale Auslagerung der Lieferantenkommunikation an tec4U-Solutions GmbH trug wesentlich zum Projekterfolg bei.
• Mitspracherecht bei Systementwicklungs- und Optimierungsansätzen ermöglicht eine flexible Anpassung der Nachhaltigkeitssoftware DataCross an kundenspezifische Anforderungen.

Die Umsetzung der Material Compliance mag zunächst komplex erscheinen. Es zeigt sich jedoch, dass mit strukturiertem Vorgehen, geeigneter Softwarelösungen und kompetenter Unterstützung die Anforderungen rechtsicher, ressourcenschonend, wirtschaftlich und als integraler Bestandteil der Produktqualität abgebildet werden können.

Über AST International: https://www.ast-international.com